Le problème : des virements difficiles à rapprocher
Quand les formations sont financées par un tiers (CPF, OPCO, France Travail, entreprise), l'organisme facture le dossier, puis attend le virement. Sur le relevé de banque, une ligne ne porte pas toujours le nom du stagiaire ni la référence du dossier, et les virements arrivent par lots. Vérifier à la main, dossier par dossier, prend du temps et laisse passer des oublis.
Étape 1 : convertir le relevé avec ConsoAI
ConsoAI Relevés est un service en ligne, distinct de la plateforme Decassel Formation, développé par le même auteur : nous vous le signalons pour que vous le sachiez. D'après sa page de présentation, il lit les relevés bancaires en PDF, les scans et les photos (y compris prises au téléphone), recalcule les soldes et les totaux pour signaler tout écart, puis exporte un fichier Excel ou CSV.
- Contrôle : « solde initial + mouvements = solde final » permet de savoir si le relevé a été lu en entier.
- Confidentialité : le service indique que les relevés ne sont pas conservés (traités en mémoire, sur un serveur hébergé en France). Lisez ses conditions avant de l'utiliser.
- Tarif : à la date de ce guide, 29 € HT par mois après 30 jours d'essai gratuit, sans engagement. Vérifiez les conditions en vigueur sur son site.
Étape 2 : rapprocher les paiements dans Decassel
Dans votre espace, ouvrez Dossiers de financement, puis Rapprochement bancaire, et déposez le fichier CSV ou Excel. Decassel ne lit que les virements reçus et les compare à vos dossiers déclarés, validés ou facturés : référence du dossier, nom du stagiaire, montant.
- Les rapprochements sûrs (montant exact et référence ou nom retrouvés) sont cochés d'avance.
- Les autres sont signalés « à vérifier » et ne sont pas cochés.
- Vous validez : les dossiers cochés passent en « Payé », avec la date et le montant reçus, et le journal du dossier est mis à jour.
Le fichier n'est pas conservé, et rien ne change sans votre validation.
Ce qu'il faut savoir
Un relevé de banque contient des données personnelles : ne déposez que le compte de votre organisme, et masquez ou ne gardez que les colonnes utiles si vous le souhaitez (date, libellé, crédit). Relisez toujours les rapprochements « à vérifier » : un montant identique ne prouve pas qu'il s'agit du bon dossier. Le rapprochement ne remplace ni votre comptabilité, ni le suivi dans EDOF ou chez votre financeur.
Cet article résume des sources publiques à la date indiquée. Les textes évoluent : vérifiez-les avant toute décision, sur le site de l'autorité concernée ou sur Légifrance.
Questions fréquentes
Puis-je déposer directement un relevé PDF dans Decassel ?
Non : Decassel lit les fichiers CSV et Excel. Un relevé PDF ou une photo se convertit d'abord, par exemple avec ConsoAI, puis le fichier obtenu se dépose dans le rapprochement bancaire.
Les paiements passent-ils en « Payé » automatiquement ?
Non. Decassel propose les rapprochements et vous les validez. Seules les lignes cochées sont enregistrées.
Le relevé de banque est-il conservé par Decassel ?
Non : le fichier est lu puis oublié. Seuls la date et le montant du paiement sont notés sur le dossier validé.